Jak skutecznie przywitać pracownika w firmie?

Jak skutecznie przywitać pracownika w firmie? (Shutterstock)

Pracownik wybrany, czas powitać go w firmie. Zdalnie. 10 zasad skutecznego onboardingu

Open office? Oprowadzanie po biurze? Tłumaczenie obsługi sprzętów? To wszystko już za nami. Dziś często pracujemy zdalnie i właśnie do takiej firmy musimy wprowadzić nowego pracownika. Jak zrobić to właściwie?

Zatrudnianie i wdrażanie nowego pracownika to jeden z ważniejszych procesów w firmie. Z powodu pandemii jest on dziś znacznie utrudniony. Nawet jeśli pracujemy stacjonarnie, nadal mamy obowiązek zachowywania dystansu, noszenia maseczek i częstej dezynfekcji rąk. Pomimo tych ograniczeń (jeszcze większych w przypadku pracy zdalnej) ważne jest, aby nowy pracownik miał możliwość już na starcie nawiązać pozytywne relacje, uczyć się od współpracowników i rozwijać swoją karierę.

Oto 10 zasad skutecznego onboardingu 2.0:
 
1. Zapewnij narzędzia do pracy 
 
Najpierw utwórz listę niezbędnego sprzętu, oprogramowania i materiałów biurowych, które będą potrzebne nowemu pracownikowi. Jeśli nie zostało to uzgodnione podczas rozmowy rekrutacyjnej, jeszcze przed rozpoczęciem pracy nowej osoby musisz ustalić, czy to firma gwarantuje sprzęt, czy też pracownik korzysta z własnych zasobów. W opcji nr 2 powinieneś zadbać o odpowiednie skonfigurowanie sprzętu lub dostarczenie oprogramowania, jeśli takowe jest niezbędne.  
 
2. Upewnij się, że pracownik zna nowe narzędzia komunikacyjne 
 
Nie zakładaj z góry, że twój nowy pracownik jest doskonale obeznany w najnowszych trendach. Platform do wideokonferencji jest kilka. Podobnie z programami do udostępniania plików. Wymień te, z których korzysta się w waszej firmie i zaproponuj pomoc przy konfiguracji.  
 
3. Opowiedz o kulturze firmy 
 
Warto też wspomnieć o specyfice zespołu, opowiedzieć kilka słów o każdym z najbliższych współpracowników nowego członka teamu. Zaczynanie kariery w nowej firmie od pracy zdalnej samo w sobie jest wyzwaniem, dlatego należy pomóc nowemu pracownikowi odnaleźć się w strukturze.  
 
4. Wskaż pracownikowi jego mentor
 
Dobrze, by przełożony wyznaczył jedną osobę z zespołu, która będzie wspierać nowego pracownika w pierwszych tygodniach. Powinna to być osoba empatyczna, o wysokim poziomi inteligencji emocjonalnej, komunikatywna, a przede wszystkim kompetentna.  
 
5. Zadbaj o kontakt z przełożonym 
 
Proces wdrażania może być przytłaczający, zwłaszcza dla nowego pracownika, który przechodzi przez niego online. Kierownictwo powinno prowadzić częste, bezpośrednie rozmowy wideo z nowymi pracownikami, aby zobaczyć, jak się dostosowują. Nowy pracownik poczuje się doceniany i wspierany. Przy okazji będzie mógł zadać pytania, które zapewne się pojawią.  
 
6. Zorganizuj zapoznawcze wideo 
 
To ważne, by zorganizować oddzielne spotkanie, poświęcone wyłączenie zapoznaniu nowego pracownika z zespołem. Ważne, by każdy miał chwilę, żeby się przywitać i powiedzieć coś o sobie, dodać otuchy nowemu członkowi zespołu.  
 
7. Daj czas na potrzebne szkolenia 
 
Jeśli w twojej firmie są one niezbędne, pozwól pracownikowi zaliczyć je na spokojnie. Praca zdalna w nowym miejscu wymaga powolnego wdrożenia i jasnych komunikatów. Ciężko będzie nowemu pracownikowi wykonywać kilka zadań jednocześnie.  
 
8. Pamiętaj o jasnych celach 
 
Człowiek pracujący zdalnie w nowym środowisku może czuć się zagubiony. Warto więc opracować krótko- i długoterminowe cele, by dokładnie wiedział, co ma robić.  
 
9. Daj jasne wytyczne 
 
Pracując z domu, łatwo wpaść w pułapkę pracy non-stop. W dodatku nowy pracownik może czuć się w obowiązku nieustannie siedzieć przy komputerze i odpowiadać na maile. Już na starcie wyjaśnij pracownikowi, w jakich godzinach musi być dostępny, w jaki sposób powinien zgłaszać niedyspozycję lub problemy ze sprzętem.  
 
10. Stwórz centrum wiedzy o organizacji 
 
Chodzi o zebranie wszystkich najważniejszych informacji na temat funkcjonowania firmy, jej historii, procedur, bazy kontaktów po to, by każdy pracownik w dowolnym momencie miał do nich dostęp. Ułatwi to nowemu pracownikowi wdrożenie się w działania firmy w systemie zdalnym.  
 
COVID-19 działa jako stymulator cyfryzacji. To już się dzieje, dlatego nie można odkładać na później zdalnej rekrutacji i wdrażania pracowników. Grunt to dobry plan.