Rekrutacja zdalna to wyzwanie także dla firmy

Rekrutacja zdalna to wyzwanie także dla firmy (Shutterstock)

Rekrutacja 2.0, czyli sprawnie, nowocześnie i... zdalnie. To możliwe? Pytamy doświadczoną rekruterkę

Okazuje się, że umiejętność prowadzenia rozmowy w formie wideo to jedna z poszukiwanych dziś kompetencji zawodowych. Rekrutacje zdalne są dziś na porządku dziennym i - co ciekawe - mają swoje plusy. Zapytaliśmy doświadczoną rekruterkę o to, jak szuka się pracowników zdalnie.

Przeglądając ogłoszenia o pracę, coraz częściej można trafić na dopisek "rekrutacja zdalna". Twoim zdaniem rozmowa kwalifikacyjna w tej formie ma więcej zalet czy wad? 
 
Agnieszka Piątkowska: Generalnie ja widzę więcej plusów niż minusów, bo rekrutuję zdalnie już od ponad 12 lat. Reprezentuję firmę o zasięgu międzynarodowym, niemalże globalnym. Realizuję projekty, dla klientów na terenie całej Polski i poza nią. Ściąganie więc kandydatów do Warszawy byłoby czasochłonne, problematyczne i nieopłacalne. U większości naszych klientów początkowe etapy rekrutacji są zdalne. 
 
Dlaczego? 
 
Ponieważ zazwyczaj stanowiska, na które my rekrutujemy są strategiczne lub wysoko osadzone w strukturze. Wówczas etapów procesu rekrutacyjnego po stronie klienta jest kilka. Żeby nie tracić czasu klienta, ale i kandydatów, pierwsze dwa etapy są realizowane zdalnie np. przez Skype'a czy telefon. 
 
Brzmi logicznie. Dlaczego więc niektórzy obawiają się wprowadzenia zdalnej rekrutacji? 
 
Częsty argument, jaki słyszę, to brak możliwości zobaczenia drugiej osoby, jeśli rozmowa prowadzona jest przez telefon. Moim zdaniem w procesie rekrutacyjnym powinniśmy oceniać kompetencje, a nie wygląd. Chyba, że rekrutujemy kogoś na stanowisko, przy którym ważny jest wygląd lub mowa ciała. Przy innych procesach rekrutacyjnych zazwyczaj dobrze jest mieć tzw. profil kompetencyjny, czyli taki schemat, jakich umiejętności i doświadczeń oczekujemy od kandydata. Druga rzecz to scenariusz rozmowy. Oczywiście trzeba też brać pod uwagę to, że nie wszyscy kandydaci mają umiejętności dobrej komunikacji przez telefon czy też przez Skype'a. W dzisiejszych czasach tego typu komunikacja też jest kompetencją i może być też oceniana. Także właśnie przeprowadzając naszą rozmowę zdalnie jesteśmy w stanie ocenić, czy dany kandydat takie umiejętności posiada. 
 
Jakie jeszcze plusy dostrzegasz? 
 
Rekrutacja zdalna pozwala na oszczędność kosztów i czasu. Procesy rekrutacyjne na stanowiska wysokospecjalistyczne bądź menedżerskie potrafią trwać wiele tygodni. A często zdarza się, że im dłużej trwa proces, tym większe prawdopodobieństwo, że można kandydatów po prostu stracić.  
 
Znajdzie zatrudnienie gdzieś indziej? 
 
Tak. Bywa, że kandydaci mają inne możliwości i symultanicznie biorą udział w innych procesach rekrutacyjnych, które być może zbliżają się ku finalizacji. 
 
Uważam, że rekrutacja zdalna to nasza przyszłość i osobiście bardzo dobrze się w niej odnajduję. Oczywiście, warto tę ostatnią rozmowę, już finalizującą, przeprowadzić twarzą w twarz. Chyba, że to będzie całkowita praca zdalna, to wówczas ten etap też można pominąć. 
 
Rozmowa przez Skype'a jest dla ludzi mniej stresująca? 
 
I tak, i nie. Dla wielu kandydatów, z którymi rozmawiam, okazuje się, że jednak jest stresująca. Szczególnie dla tych, którzy nie przywykli do tego typu rozmów rekrutacyjnych. Jeżeli rozmowa jest prowadzona przez telefon, to może być dla nich bardziej stresująca, ponieważ nie mogą odczytać mowy ciała rekrutera. Mogą także nie mieć praktyki w prowadzeniu takiej rozmowy aktywnie, czyli nie wiedzą, w jaki sposób np. poradzić sobie z ciszą po drugiej stronie lub nie zadają pytań, które mogą ożywić dyskusję. Nie prowadzą dialogu, tylko są nastawieni na odpowiadanie na pytania. Każda rozmowa rekrutacyjna, w jakiejkolwiek formie by się nie odbywała, jest przede wszystkim testem na szeroko pojęte umiejętności komunikacji.

Niektórzy kandydaci myślą, że skoro rozmowa nie jest przeprowadzona w "biurze" to nie jest istotna i nie przygotowują się do niej rzetelne. W wielu przypadkach nie jest to zwykła rozmowa. To typowy interview, czyli rozmowa oceniająca kompetencje. Ze względu na to, że jestem też coachem kariery i przygotowuję potencjalnych kandydatów do udziału w interview, to podkreślam, że każda rozmowa z potencjalnym pracodawcą bądź head hunterem jest już poniekąd oceniająca. Właściwie każdy kontakt, jak np. odpowiadanie na maile, też jest oceniający. Nie mówię o tym, by kogoś przestraszyć. Zwyczajnie uważam, że zawsze warto się przygotować. 
 
A w jaki sposób ty przygotowujesz się do interview z kandydatem? 
 
Przede wszystkim na początku zależy mi na tym, żeby szczegółowo omówić potrzeby z klientem. Chcę dowiedzieć się, jaka jest historia danego stanowiska. Czy to jest stanowisko nowo utworzone czy już istniejące. Jeżeli nowo utworzone, to jaki jest tego powód. Jakie są oczekiwania klienta, z mocnym naciskiem na to, co jest tak zwanym "minimum kompetencyjnym", czyli jakie są minimalne oczekiwania w stosunku do kandydatów, jeżeli chodzi o wiedzę, doświadczenie i umiejętności. Co jest tak zwanym "nice-to-have", czyli co byłoby dobrze, żeby kandydaci posiadali, ale nie jest wymagane. Interesuje mnie też, jakie są cele na danym stanowisku, i jak będą mierzone. Próbuję zdobyć jeszcze wiele innych informacji pomagających lepiej zrozumieć stanowisko. Zazwyczaj na rozmowę z klientem poświęcam ponad godzinę i mam około 30 pytań. Zadaję też różne pytania dotyczące kultury organizacyjnej, aż po sposób zarządzania. Robię to żeby móc kandydatom przekazać więcej informacji, niż jest zapisanych w opisie stanowiska. Z drugiej strony informacje zebrane od klienta dają mi wyobrażenie jaki typ kandydata sprawdzałby się w tego typu kulturze organizacyjnej.  
 
Co dalej?  
 
Mając te informacje, przygotowuje pytania rekrutacyjne, żeby móc konkretnie ocenić te kompetencje, które są potrzebne dla danego pracodawcy. 


Shutterstock



 
Robisz notatki? 
 
Oczywiście, ponieważ później przygotowuję raport z rozmów rekrutacyjnych. Istotne jest to, żeby rzetelnie porównywać kompetencje kandydatów. Skrypt interview powinien być taki sam dla każdego kandydata. Oczywiście, możemy zadawać pytania pomocnicze. Aczkolwiek, żeby móc kandydatów dobrze, efektywnie i w sposób niekrzywdzący ocenić, to wszyscy kandydaci powinni mieć możliwość odpowiedzi na takie same pytania.     
 
Najważniejsze cechy dobrego rekrutera..? 
 
Może zabrzmi to zabawnie, ale na pewno umiejętność komunikacji. To umiejętność, która zawsze była potrzebna, ale teraz tym bardziej. Naprawdę dobry rekruter czy head hunter powinien mieć umiejętność udzielania feedbacku, czyli informacji zwrotnej, jeżeli jest w stanie ją udzielić, otrzymując informację od klienta. Dobry proces rekrutacyjny kończy się informacją zwrotną dla kandydata i nie tylko taką "tak" czy "nie". Jeżeli nie udało się kandydatowi zdobyć danego stanowiska, to dobrze by było to uzasadnić. Oczywiście zdaję sobie sprawę z tego, że świat nie jest idealny i klienci często zupełnie o tym zapominają. Ale jednak warto, taką umiejętność posiadać.  
 
Chyba nie miałam jeszcze okazji rozmawiać z empatycznym rekruterem. 
 
Naprawdę? Uważam, że warto empatyzować z kandydatami, niezależnie od sytuacji. Zawsze rekruter czy headhunter powinien pamiętać, że pracujemy z ludźmi, że zmiana pracy, czy to z przyczyn zależnych czy niezależnych, jest jednym z trudniejszych momentów w życiu.  Zostało stwierdzone, że utrata pracy jest wręcz porównywana z poziomem stresu, jakiego doświadczamy, kiedy tracimy kogoś bliskiego. Jako headhunterzy musimy naprawdę pamiętać o tym, że procesy rekrutacyjne są stresujące. Naszym celem powinno być to, żeby wspomagać kandydatów w całym procesie rekrutacyjnym, przekazywać rzetelne informacje, być w kontakcie. Mam tutaj na myśli odpowiadanie na maile, szybkie reagowanie na potrzeby, jeżeli kandydat ma dodatkowe pytania, to staramy się na nie odpowiadać. Jeżeli nie znamy odpowiedzi, to informujemy, że tej odpowiedzi nie znamy, ale postaramy się ją uzyskać. Tego typu ludzkie zachowania, są naprawdę bardzo istotne, żeby w tej branży osiągnąć sukces. Ale z drugiej strony, aby ta praca była satysfakcjonująca też dla nas, rekruterów. 
 
Sądziłam, że rekruterzy raczej nie mają na co narzekać. 
 
Mówię o tym nie bez przyczyny. Czytałam, że tak zwany "cykl życia" rekrutera to od 0 do 3 lat. To jest trudna praca. Zajmuję się zawodowo rekrutacją 15 lat, wiem, o czym mówię. Wiem, z czym ta praca się wiąże. 
 
Ocenianie innych jest łatwe? 
 
Ocenianie nigdy nie jest łatwe. Ważne jest, żeby wiedzieć co konkretnie oceniać - jakie kompetencje. Jeśli to wiemy, to już połowa sukcesu. Ważne jest, żeby nie silić się na całościową ocenę kogokolwiek, bo to się nie udaje i nie prowadzi do niczego dobrego. Oceniamy tylko to co jest istotne z punku widzenia stanowiska. Dlatego jestem orędownikiem profili kompetencyjnych, czyli konkretnych definicji doświadczenia i umiejętności. Trzeba też pamiętać, że czasami kandydat może mieć po prostu zły dzień. Albo może to nie być dobry moment do tego, żeby uczestniczył w rozmowach rekrutacyjnych. Bo stracił niedawno pracę i jeszcze się z tym tak do końca nie pogodził i źle wypada na rozmowach, nawet nieintencjonalnie. Po prostu mu to nie idzie. W takiej sytuacji ocena rekrutera jest obarczona naprawdę bardzo dużym błędem.       
 
Z jakich narzędzi korzystasz w codziennej pracy? 
 
My specjalizujemy się tylko i wyłącznie w procesach rekrutacyjnych związanych z funkcją zakupową. Rekrutujemy kandydatów od specjalistów strategicznych po dyrektorów i szefów. Ogromna część pracy to tak naprawdę head hunting, czyli faktyczne tzw. łowienie kandydatów, wyławianie ich z różnych firm konkurencyjnych. Mamy swój network, swoją bazę danych, ale też korzystamy z mediów biznesowo-społecznościowych i ogłoszeń.  
 
Wolisz rozmawiać przez telefon czy przez Skype'a? 
 
O wiele bardziej wolę rozmowy telefoniczne i zanim w ogóle Skype się tutaj pojawił tak szerzej, to rekrutowałam wyłącznie telefonicznie. Teraz też wolę rozmowy bez kamerki, bo mniej męczy mnie rozmowa. Robię bardzo dużo notatek i bardziej słucham ludzi niż ich oglądam. Z drugiej strony, co ciekawe, ostatnio też przeczytałam o takich badaniach, które wskazują na coś, co się nazywa "zoom fatigue". Okazuje się, że nasze umysły bardzo mocno się męczą i inaczej przetwarzają informacje, jeśli patrzymy na człowieka przez kamerkę. Potrzebujemy o wiele więcej energii, żeby przetworzyć informacje, które nam przekazuje. Co ciekawe proponuje się, żeby zmniejszyć natężenie spotkań online. Warto, żeby rekruterzy też o tym pamiętali - że video interview może być męczące.  
 
Taka rozmowa przez telefon raczej nie ucieszy kogoś, kto lubi sobie coś "douśmiechać".
 
Zgadza się, zgadza. Ale muszę powiedzieć, że na takich stanowiskach, gdzie jest wymagany określony poziom merytoryki można uśmiechać się do woli, ale i tak braku kompetencji się nie ukryje. Dlatego uczulam kandydatów czy klientów coachingowych, żeby jeśli czegoś nie wiedzą to w to nie brnęli. Nawet jeśli uda im się przejść przez jedną rozmowę z rekruterem, to brak kompetencji wyjdzie na kolejnych etapach.  

***

Agnieszka Piątkowska - międzynarodowy ekspert ds. rekrutacji posiadający ponad 15-letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami rekrutacyjnymi w regionie Europy Środkowo-Wschodniej dla globalnych organizacji. Partner w międzynarodowej firmie rekrutacyjno-szkoleniowej Big Fish specjalizującej się w obszarze procurement & supply chain. Zajmuje się procesami rekrutacyjnymi średniej, wyższej i najwyższej kadry menedżerskiej oraz wysoko specjalistycznymi projektami rekrutacyjnymi. Partner i Career Coach w firmie Ready to Jump. Autorka książki "Zarządzanie karierą i zawodowa zmiana w zakupach" oraz szeregu artykułów związanych z różnymi aspektami zarządzania karierą.